Uiteraard gebruiken we de ISO 9001:2015 hiervoor als uitgangspunt. Laten we dus eerst naar de normtekst kijken. Samengevat stelt de norm dat er drie zaken zijn die een organisatie moet overwegen bij het vaststellen van de context:

• Belangrijke interne en externe issues
• Inzicht in de behoefte en verwachtingen van belanghebbenden
• De producten en diensten van een organisatie

Het prettige aan de norm is dat het organisaties wel beschrijft ‘wat’ ze moeten doen maar niet ‘hoe’. Dit geeft u de ruimte hier op uw eigen manier invulling aan te geven passend bij de organisatie. Aan de andere kant blijft u op deze manier achter met een legio aan mogelijkheden en waar moet u dan beginnen?

Interne en externe issues:

Wat wordt bijvoorbeeld verstaan onder issues; dat is een enorm breed begrip. Om hier een wat beter beeld bij te krijgen noemen we enkele voorbeelden. Wat denkt u bijvoorbeeld van de marktsituatie waarin u zich bevindt. Iemand die zich in een niche markt bevindt heeft een hele andere strategie dan iemand die opereert in een markt met veel concurrentie. Een andere issue waar u aan kunt denken is bijvoorbeeld de bedrijfscultuur. Welke kernwaarde heeft de organisatie, hoe communiceert zij en welk soort leiderschap is er aanwezig? Deze zaken zijn heel bepalend voor hoe u naar klanten toetreedt.

In management land zijn er over de jaren heen talloze modellen verschenen die je kunt gebruiken om interne en externe issues vast te stellen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats) of een risico-en kansen analyse.

Belanghebbenden:

Vaak kunnen we er zo wel drie opnoemen, de klant, aandeelhouder(s) en personeel maar heeft u ook weleens gedacht aan uw leveranciers, omwonenden, de bank, de overheid, de concurrent, partner(s), studenten, belangengroepen, de media? Wanneer u zich bewust bent van de invloed die deze partijen op uw organisatie kunnen hebben, bent u in staat hierop te acteren door bijvoorbeeld een protocol te schrijven voor als u benaderd wordt door de media of door te anticiperen op ontwikkelingen die plaatsvinden in de markt.

De producten en diensten van een organisatie:

Dit spreekt redelijk voor zich maar toch blijkt het soms lastig kort en bondig een weergave te geven van de producten en diensten? ‘We doen eigenlijk zoveel!’ Het kan helpen alle producten en diensten te clusteren onder enkele hoofdactiviteiten, bijvoorbeeld reiniging, onderhoud, installatie etc. Wat verder in de norm bij uitvoering is er ruimte dit verder uit te diepen in bijvoorbeeld procesbeschrijvingen en werkinstructies.

Naar aanleiding van bovenstaande:

Wanneer bovengenoemde punten in kaart zijn gebracht, is er een goed uitgangspunt voor de context. Bij iedere organisatie is natuurlijk vanaf de oprichting al reeds nagedacht over de context maar het is goed deze door de jaren heen bij te houden en waar mogelijk aan te scherpen. We leven in een dynamische wereld waarin de snelheid van veranderingen, door toepassingen als het internet, steeds verder toeneemt en van organisaties optimale alertheid eist. Met dit artikel hopen we u een handvat te hebben aangereikt om actief met de context van uw organisatie aan de slag te gaan. We wensen u hoe dan ook veel succes voor nu en in de toekomst.